Le gâchis des réunions inefficaces, un mal commun

Les réunions… Ces moments parfois redoutés, souvent perçus comme de longues parenthèses dans une journée déjà bien remplie.

Et pourtant, elles cachent un potentiel insoupçonné. Plutôt que de les considérer comme de simples obligations, pourquoi ne pas les transformer en véritables opportunités pour renforcer la cohésion de l'équipe et stimuler une dynamique d’apprentissage et d’entraînement au développement des performances collectives et individuelles ?

Alors, comment faire de ces réunions des instants de réussite partagés pour l'équipe ?

Créer un cadre propice à l’échange

Bien gérer le cadre de la réunion, c’est un peu comme préparer un bon repas : il ne suffit pas de réunir les bons ingrédients, il faut aussi savoir les mélanger avec finesse. Un environnement serein et respectueux est la clé pour encourager l’engagement et la participation de chacun. En tant que manager, on pourrait presque vous imaginer comme un chef d’orchestre, veillant à ce que chaque note soit en harmonie, tout en laissant l'espace nécessaire pour que chaque instrument brille.

Bien sûr, un petit coup de pouce peut parfois être nécessaire : une gestion minutieuse du timing, le respect des règles implicites de participation, et surtout, une ambiance de confiance. Lorsqu'un membre de l'équipe se sent écouté et respecté, il est beaucoup plus enclin à contribuer de manière constructive.

Les réunions comme levier de performance

Si les réunions sont perçues comme des moments où l'on se réunit juste pour "faire le point", pourquoi ne pas les transformer en véritables moments stratégiques ? Comme un entraîneur sur le terrain, le manager a l’opportunité de guider l’équipe vers un objectif commun, tout en veillant à affiner les compétences de chacun. Plutôt que de perdre du temps à répéter sans fin les mêmes points, pourquoi ne pas saisir l’occasion pour perfectionner les stratégies et améliorer la dynamique collective ?

Chaque réunion devient alors une occasion d’ajuster le tir, de tester de nouvelles idées, et d’élargir les horizons collectifs. Un vrai travail d’équipe, où tout le monde progresse, ensemble.

L'engagement, clé de la réussite

Dans le monde du sport, la victoire ne dépend pas uniquement du talent individuel, mais de l’implication de toute l’équipe. Il en va de même lors des réunions. Une participation active de chacun, à la fois physique, mentale et émotionnelle, est essentielle pour garantir que la réunion soit un succès. Mais attention, l'engagement ne se limite pas à une simple présence. Il faut que chacun soit pleinement investi, et cela passe par une attention particulière au au respect des règles de base, comme ne pas consulter son téléphone ou ses emails en pleine discussion ou encore respecter la durée annoncée.

Un environnement où chacun se sent valorisé et écouté permet de favoriser cette présence véritablement active. Et quand tout le monde est "dans le même bateau", il devient beaucoup plus facile de naviguer vers des échanges constructifs.

La clé d’une réunion réussie ?

Engagement de tous, régulation, ambiance de confiance et de respect, débriefing

La régulation collective, un art subtil

Comme un entraîneur qui ajuste la stratégie de son équipe en fonction des retours du terrain, le manager a un rôle essentiel à jouer pour réguler la dynamique d’une réunion. C’est une question de timing : savoir capter les signes de dispersion, et intervenir subtilement pour garder l’attention sur les objectifs. La gestion des comportements n’est qu’une partie de la tâche. Il s’agit aussi d’encourager chaque membre à s’exprimer, à partager ses idées, et à contribuer au bon déroulement des discussions.

L’un des défis du manager consiste à maintenir un cadre dans lequel chaque idée peut être exprimée sans crainte de jugement. Et quand le temps est venu de recentrer les débats, le manager peut se transformer en véritable guide, en reformulant les idées ou en synthétisant les propositions, pour faire avancer l’équipe.

Une réunion, un terrain d’apprentissage

Comme dans une équipe sportive, les moments de compétition ne sont que la partie visible de l'iceberg. Les débriefings, ces moments après l’effort, sont tout aussi importants. Une réunion réussie ne se termine pas avec la dernière question : c'est un processus continu d’apprentissage et de perfectionnement.

Avant de clore une réunion, pourquoi ne pas prendre un instant pour faire un petit bilan ? Que s'est-il passé de bien ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Ce retour collectif permet à chaque membre de réfléchir à sa propre contribution et de s’ajuster pour la prochaine fois. Ce n’est pas un examen, mais plutôt un ajustement continu, comme un sportif qui affine sa technique après chaque entraînement.

Un débriefing constructif pour aller de l’avant

Dans cet esprit, chaque membre de l’équipe peut fixer des objectifs personnels, des compétences à développer, et ainsi participer à l’amélioration continue. Un manager peut jouer un rôle précieux en offrant un retour constructif et en proposant des actions concrètes pour renforcer la dynamique de l’équipe.

Chaque réunion devient ainsi une opportunité pour renforcer les compétences, ajuster les stratégies et dynamiser la collaboration collective. En transformant ces moments en véritables séances d'entraînement, le manager place son équipe dans les meilleures conditions pour réussir ensemble, avec plus d'efficacité et de cohésion.

Le succès d'une équipe repose sur la régularité, l'engagement et l'amélioration continue – et les réunions, bien orchestrées, en sont un pilier essentiel.

Faites de chaque réunion un tremplin pour perfectionner votre équipe et l'amener à exceller !

Philippe Leclair